Universidad Nacional Experimental ¨Simón Rodríguez¨
Núcleo Sucre ´´Mariscal Antonio José de Sucre´´
Extensión Cumaná
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Aplicacion del procesamiento electrónico de datos en los sistemas administrativos
Sistemas administrativos: Es un sistema de gestión, el cual, todas las empresas deben poseer para tener un mayor control de sus recursos, sistemas y operaciones, pero a pesar de esto las empresas y negocios deben saber que existen múltiples opciones de sistemas administrativos y sus alcances son diferentes para cada uno.
Cabe mencionar que existen tres tipos de sistemas en el mercado:
- Sistemas empacados.
- Sistema de usos específico.
- Desarrollo personalizados.
- Sistemas empacados: Pueden ser utiles para una gran mayoria de empresas e industrias, que ademas pueden comenzar a operar en poco minutos, tienen mejoras masivas y es mas economico.
- Sistema de usos especificos: Los sistemas de usos especificos estan dirigidos y echos para empresas de ciertos giros particulares como hoteles, farmacias y hopstitales. Empresas que necesitan herramientas tecnologicas para objetivos particulares.
- Desarrollo personalizado: Por ultimo, el sotfware personalizado, el cual se ajusta a la operacion y necesidades especificas de la empresa. pudiendose realizar cualquier proceso y el mismo evoluciona a peticion de cada empresa.
La organización vista como un sistema: La organización es un tipo especial de sistema, donde sus principales componentes son los individuos y sus actividades principales se relacionan con la toma de decisiones. Una organización visualizada como sistema, es una estructura en la que sus componentes trabajan conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus elementos están dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal que se logre una relación recíproca entre ellos.
Podemos percibir los sistemas como, cerrados y abiertos. Los sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado, que opera con un muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos que presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. El medio ambiente lo catalogamos como el conjunto de elementos y sus propiedades, que no siendo parte del sistema, pueden afectarlo.
Relación entre la informática y la administración: La administración es la ciencia social que se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos con el fin de obtener el máximo beneficio posible, y la informática es entendida como una ciencia encargada del estudio y desarrollo de máquinas para tratar y transmitir información, al igual que métodos para procesarla.
La relación entre ellas es muy cercana ya que ordena la información de todas las áreas que compone una organización, la vuelve más ágil al tenerla ordenada y almacenada correctamente, la sistematiza. Para la administración, la informática constituye una herramienta de gran importancia para la realización de sus actividades cotidiana. El objetivo de la Informática es cubrir la necesidad de información actualizada y oportuna que requiere la administración de empresas, haciendo más eficientes sus labores lo que la lleva a ser más competitiva.
Sistemas de información (SI): Es un conjunto de componentes interrelacionados que trabajan juntos para recopilar, procesar, almacenar y difundir información para apoyar la toma de decisiones. Además apoyan la coordinación, control, análisis y visualización de una organización. Los sistemas de información realizan cuatros actividades básicas: entrada de información, almacenamiento, procesamiento de información, salida de información.
Cuenta con características usuales, algunas de ellas pueden ser:
- Forman parte de las actividades de la organización.
- Está basado en tecnología de computación.
- Ser una colección de sub-sistemas.
- Ser adaptable a necesidades de cambio.
Tipos:
- Sistema de procesamiento transaccional (TPS)
- Sistema de información gerencial (MIS)
- Sistema de soporte a decisiones (DSS)
- Sistema de información ejecutiva (EIS)
- Sistema de automatización de oficinas (OAS)
- Sistema experto (SE)
- Sistema de planificación de recursos (ERP)
- Control efectivo de las actividades de la organización.
- Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.
- Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
- Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.
- Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.
- Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y control.
- El tiempo que pueda tomar su implementación
- La resistencia al cambio de los usuarios.
- Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización.
Sistemas de información (SI) para la resolución de problemas administrativos: Los sistemas de información al ser útiles para el facilitamiento de diversas actividades en la administración también resulta ser útil a la hora de la solución de adversidades que se presenten en la misma.
KOAH: Koha es
el primer paquete de automatización de bibliotecas de software gratis. Al
usarse en todo el mundo, su desarrollo está dirigido por una creciente
comunidad de usuarios que colaboran para alcanzar sus objetivos tecnológicos.
Koha es un sistema de bibliotecas integrado (ILS [Integrated Library System])
con todas las funciones, que se utiliza en todo el mundo en bibliotecas de
todos los tamaños. Koha es un verdadero ILS de clase empresarial con una
funcionalidad integral que incluye opciones básicas y avanzadas y incluye
módulos para adquisiciones, circulación, catalogación, publicaciones en serie,
autoridades, creación de informes flexibles, impresión de etiquetas y mucho
más.
SIGES: El Sistema Integrado de Gestión para Entes de los Sectores Públicos y Privados, es un sistema integrado que simplifica los procesos de gestión administrativa en las organizaciones del sector público venezolano.
CRM: Es una aplicación que permite centralizar en una única Base de Datos todas las interacciones entre una empresa y sus clientes. Se muestra, una solución de gestión de las relaciones con clientes, orientada normalmente a gestionar tres áreas básicas: la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o de atención al cliente.
El uso de un CRM forma parte de
una estrategia orientada al cliente en la cual todas las acciones tienen el
objetivo final de mejorar la atención y las relaciones con clientes y
potenciales.
Las funciones de atención al
cliente de una herramienta CRM potencian además la fidelización y satisfacción
de los clientes, lo que tiene un impacto muy positivo en términos de ventas
recurrentes y cruzadas.
SAP: El Sistema SAP o Systems, Applications, Products in Data Processing, es un Sistema informático que le permite a las empresas administrar sus recursos humanos, financieros contables, productivos, logísticos y más, las principales empresas del mundo utilizan SAPpara gestionar de una manera exitosa en todas las fases de sus modelos de negocios.
Las herramientas ofrecidas por SAP tienen la función de ayudar al usuario con todas las tareas administrativas de su empresa y, a través del funcionamiento interno, crear un entorno integrado que permita aumentar la eficiencia de sus usuarios.
SAINT: El Sistema Administrativo Interdependiente es un programa de aplicaciones administrativas diseñado para ayudar a la gerencia en el proceso de toma de decisiones en la empresa usando métodos cuantitativos. Puede ser operado por varios usuarios al mismo tiempo en redes de hasta 999 estaciones y actualiza los archivos de datos en forma inmediata.
Posee un módulo administrativo en
donde se concentran todos los procesos rutinarios de cuentas por cobrar,
cuentas por pagar, manejo de inventarios, clientes, proveedores, vendedores,
tarjetas de crédito, servicios, servidores y análisis de ésta información a
través de numerosos reportes ya configurados para facilitar su manejo. También
cuenta con un módulo de compra y de venta.
ERP: Es un sistema de gestión empresarial. Una herramienta tecnológica que tiene como objetivo integrar y automatizar los principales procesos y datos de la empresa en una sola plataforma, facilitando la gestión de datos y la organización de la compañía.
El objetivo es centralizar toda esta información en un lugar desde donde todos los sectores puedan acceder y administrar sus datos.
PUNTO DE VENTA: Un punto de venta también conocido como sistema POS, es un programa informático creado para llevar el control de ventas e inventarios en un negocio, en conjunto con herramientas de hardware como monitores, escáneres de código de barras e impresoras, entre muchos otros.
El sistema POS tradicional, que
almacena toda la información en un equipo de cómputo y opera sin la necesidad de conexión a
internet.
El punto de venta en la nube, que
almacena la información en un servidor de internet y se ejecuta a través de un
portal web o bien, mediante una aplicación para sistemas Android o iOS, entre
otros.
El sistema punto de venta
tradicional funciona a través de la instalación directa de un software y equipo
de hardware en una red de computadoras interna. Generalmente, requieren de un
servidor local para almacenar la información y se actualizan de forma manual
con el apoyo de los proveedores.
Leyes en el área tecnológica existente en Venezuela: En Venezuela principalmente, la ley que rige el área tecnológica es la ley de ciencias, tecnología e innovación (LOCTI), promovida el 12 de Junio del 2005 por la Asamblea Nacional. Radica su importancia en conducir a Venezuela como un país emergente donde la tecnología ayude a su gente a mejorar su forma de producción y condiciones de vidas.
En el artículo 1 de la ley
resalta que objeción es “dirigir la generación de una ciencia, tecnológica,
innovación y sus aplicaciones, con base en el ejercicio pleno de la soberanía
Nacional, la democracia participativa y protagónica, la justicia y la igualdad
social, el respeto al ambiente y la diversidad cultural, mediante de la
aplicación de conocimientos populares y académicos”.
No obstante la Constitución de la República Bolivariana
de Venezuela, resalta en su Artículo 110 “El Estado
reconocerá el interés público de la
ciencia, la tecnología, el
conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de información necesarios por ser
instrumentos fundamentales para el desarrollo económico, social y político del país,
así como para la seguridad y soberanía nacional”.
Refiriéndose en el
presente que el estado está de acuerdo que se promueva la tecnología y su
adaptación como recursos para el desarrollo del país en general.
La información puede ser difusa en situaciones donde los datos interrelacionados no se pueden medir para realizar su análisis. El manejo de la información difusa en las empresas es de gran importancia ya que se puede tener gran cantidad de datos, pero si no pueden ser procesados de manera clara no ayudara a los líderes y departamentos de la institución a tomar buenas decisiones.
Tecnicas para analisis y diseños de sistema: Las tecnicas para analisis y diseño de sistemas son todos aquellos programas que juntandose logran acerce una unidad. son todos aquellos principios que se han clasificado y dispuesto de una forma estructurados nos muestra un proyecto de manera logica en lo que se refiere a la union de las partes. estos viene dado a tras de unos princiopios los cuales son:
En primer lugar debe exponerse y entenderse para poder tener conocimiento acerca de algun problema, luego hay que precisar cuales son las funciones que debe ejecutar el software. De igual forma se debe representar el comportamiento del software como resultado de cualquier incidente externo. Finalmente el distribuir de manera ordenada los modelos que representa la informacion, asi como sus funciones y comportamiento.
Para estar preparados en cuanto a los retos planteados por las nuevas situaciones económicas, tecnología mundial y nuevos patrones, debemos conocer los elementos precisos para estar a la vanguardia en este campo de la informática.
Fany B (2015): https://prezi.com/dfneyzdnrqck/relacion-entre-la-administracion-y-la-informatica/
Gerardo E., C. (2018): https://cio.com.mx/tipo-sistema-administrativo-le-conviene-a-empresa/#:~:text=Un%20sistema%20administrativo%20es%20un,sus%20alcances%20son%20diferentes%20para
Jehiel C.(2020): https://speakerdeck.com/jehieltg/aplicacion-del-procesamiento-electronico-de-datos-en-la-administracion?slide=2
Maria L. (2013): http://unesr-procesamiento-de-datos.blogspot.com/2010/07/la-organizacion-vista-como-un-sistema.html
Renato M. (2019): https://rockcontent.com/es/blog/que-es-un-sistema-de-informacion/
Wikipedia foundation, INC. Ley de ciencia, Tecnologia e innovacion de Venezuela
